任何商務(wù)會(huì)議的組織都應(yīng)提前策劃，以確保整個(gè)商務(wù)會(huì)議策劃都能按照計(jì)劃執(zhí)行，逐步按計(jì)劃進(jìn)行，最后完成整個(gè)商務(wù)會(huì)議策劃。
一、認(rèn)識(shí)商務(wù)會(huì)議策劃
會(huì)議的基本內(nèi)容包括會(huì)議名稱、會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員。
1.會(huì)議名稱
商務(wù)會(huì)議策劃名稱可以反映會(huì)議的基本信息。一般來(lái)說(shuō)，它可以由以下幾個(gè)方面組成：會(huì)議主辦機(jī)構(gòu)，會(huì)議主題，會(huì)議類型，會(huì)議時(shí)間，會(huì)議范圍，會(huì)議規(guī)賣和參與對(duì)象等，會(huì)議名稱必須用準(zhǔn)確、規(guī)范的語(yǔ)言表述。商務(wù)會(huì)議策劃不僅用于會(huì)議的“會(huì)議通知”，使參加者對(duì)會(huì)議有一個(gè)好的認(rèn)識(shí)和準(zhǔn)備，而且用于商務(wù)會(huì)議策劃的宣傳和擴(kuò)大會(huì)議的效果。大中型會(huì)議的名稱做成橫幅和標(biāo)語(yǔ)，作為會(huì)議的標(biāo)志，放置在商務(wù)會(huì)議策劃公司場(chǎng)地的前面或后面，稱為“標(biāo)志”。標(biāo)識(shí)必須以全稱使用，不得隨意省略，以免因含義不當(dāng)或不合理而引起誤解。
2.會(huì)議議題
商務(wù)會(huì)議策劃的主題是會(huì)議根據(jù)會(huì)議目標(biāo)確定和討論或解決的問(wèn)題。這是會(huì)議活動(dòng)的一個(gè)基本要素。商務(wù)會(huì)議策劃的主題往往必須反映會(huì)議的目的和會(huì)議的主題。通常有兩種情況產(chǎn)生話題：一種是由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要制定：另一種是秘書是經(jīng)過(guò)調(diào)查研究后反饋給領(lǐng)導(dǎo)的反饋，綜合信息，然后由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)決定。商務(wù)會(huì)議策劃在一些主要的代表會(huì)議，首先由大會(huì)秘書處的代表提出“建議“，然后提交經(jīng)濟(jì)及局審查和批準(zhǔn)，可以成為商務(wù)會(huì)議策劃的議程。會(huì)議的主題應(yīng)當(dāng)有適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)，以確保與會(huì)者能夠充分討論和表達(dá)他們的意見，并確保有效利用時(shí)間。
會(huì)議參會(huì)人員以下技巧安排每次會(huì)議的主題：一個(gè)主要主題和一個(gè)或兩個(gè)小主題。（二）同時(shí)將性質(zhì)相似的議題提交會(huì)議討論。（3）妥善準(zhǔn)備多項(xiàng)后備議題，以便在會(huì)議進(jìn)展順利及時(shí)間充裕的情況下作進(jìn)一步討論。
3.會(huì)議時(shí)間
需要注意的是商務(wù)會(huì)議策劃的會(huì)議時(shí)間包括會(huì)期方面。選擇合適的時(shí)間組合和安排合適的會(huì)議時(shí)間對(duì)整個(gè)會(huì)議的效率有重要影響。因此，會(huì)議時(shí)間的選擇和長(zhǎng)短是商務(wù)會(huì)議策劃中必須考慮的重要因素。
?。?）會(huì)議時(shí)間是指會(huì)議開始和結(jié)束的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。一般來(lái)說(shuō)，需要考慮以下幾個(gè)方面：1是否適合會(huì)議組織者完成所有準(zhǔn)備工作。 2是否方便參加者，特別是會(huì)議的核心人物參加。 3會(huì)議期間的自然因素。例如，當(dāng)?shù)丶竟?jié)性氣候的變化，盡量避免在氣候變化的季節(jié)和地區(qū)聚集。
?。?）會(huì)議時(shí)間通常是指整個(gè)會(huì)議所需的時(shí)間長(zhǎng)度。會(huì)議可以短或長(zhǎng)，有幾分鐘、幾十分鐘、許多小時(shí)、幾天，甚至幾十天。要確定課程的長(zhǎng)度，應(yīng)考慮以下因素：1）主題的數(shù)量。（2）議程簡(jiǎn)繁。（3）彈性適中。對(duì)于較長(zhǎng)的療程，應(yīng)適當(dāng)安排時(shí)間間隔。會(huì)議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)會(huì)議所需的時(shí)間，在商務(wù)會(huì)議策劃中明確規(guī)定，及時(shí)通知與會(huì)人員，以便與會(huì)人員有計(jì)劃地安排自己的相關(guān)事宜。
4.會(huì)議地點(diǎn)
會(huì)議地點(diǎn)是指舉行會(huì)議的地點(diǎn)，也可以特指舉行會(huì)議的地點(diǎn)。為使會(huì)議產(chǎn)生預(yù)期效果，應(yīng)全面考慮場(chǎng)地面積、交通條件、服務(wù)水平以及環(huán)境和設(shè)備的適宜性等因素，取決于會(huì)議的性質(zhì)和規(guī)模。就重要會(huì)議而言，在選擇地點(diǎn)時(shí)必須考慮到這些會(huì)議的政治影響或經(jīng)濟(jì)影響。
一般來(lái)說(shuō)，選擇專業(yè)場(chǎng)地會(huì)省下不少麻煩，但相應(yīng)地，專業(yè)場(chǎng)地的租金也會(huì)較昂貴。商務(wù)會(huì)議策劃者應(yīng)執(zhí)行會(huì)議次數(shù)，確定租用時(shí)間，并結(jié)合自己的會(huì)議預(yù)算。選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)議地
公關(guān)策劃
慶典策劃