對于一場成功的年會，選擇一個合適的場地是前提。找到新穎的場所和設計獨特的年會內容可以創(chuàng)造出令人難忘的情景。
合肥年會策劃提醒您，企業(yè)年會策劃一定不能盲目的尋找場地，而是在開始尋找活動場地前，要進行活動構想，制作活動規(guī)劃表，深入了解活動空間、活動以及供應商的需求。如果活動的首要要素不具備，那么其他要素，——雄偉建筑、精致陳設、富麗堂皇——再完美也無關緊要。因此我們在選擇活動場地的時候應結合策劃方案，整體思考分析。
需求信息
作為活動組織者，我們需要盡量多的收集到基本信息。主要包括活動性質、時間、地域范圍、規(guī)模人數、預算、特殊要求。根據這些活動基本信息，篩選適合的場地。我們不應該把場地局限在宴會廳，要盡量營造出神奇的效果，但首先要對年會策劃與實施的所有相關情況提前進行準備。
候選場地
根據活動的信息去尋找滿足需求的場地。可以通過場地分類網站、地圖等方式搜索，或者通過會務公司建議。把找到的場地信息匯總，并分為自己意向比較強烈主選和意向一般的備選兩大類。
檔期查詢
下面就是依次向場地方電話溝通，首先是求證信息的準確性。場地大小，場地所具有的基礎設備，場地使用費用，檔期有沒有等。如果場地方表明已有人預定場地，也不要馬上排除，詢問場地方其他客戶是否付定金。如果預定場地方未付定金，還是有機會可以使用該場地。
實地考察
通過電話一輪的咨詢，進一步聚焦了候選場地，一般在2～3家。接下來就可以和場地的銷售經理預約看場地了，建議集中一天把候選場地都考察一遍。 實地考察場地，考察哪些內容：
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場地的環(huán)境，對營造一個想要的氛圍十分的重要。首先看到的一定是場地的外部環(huán)境，交通，文化氛圍是否符合活動要求，需要有一個大體的評估。
走進場地，第.一印象很重要，場地的格調、陳設是否陳舊，衛(wèi)生條件如何，周圍是否有噪聲干擾，都是考察時需要注意到的問題。
接著是活動蕞主要的主會場，場地大小是否符合人數要求，層高有多高，是否影響活動的舞臺、燈光設置。場地內是否有柱子，如果有柱子，是否會阻礙觀眾視線等。和主會場相關的VIP室、化妝間的設置、客房甚至是衛(wèi)生間都要依次考察，特別是貴賓可能入住的房間環(huán)境都要實地體驗，以便分辨場地是否合乎要求。蕞好向酒店索要一張平面圖，以便后期規(guī)劃。
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考察場地時，注意詢問場地設備，如果活動需要使用酒店設備，如酒店自帶舞臺燈光，麥克風，音響，投影，LED大屏幕等設備，都要依次打開試聽。如需使用酒店舞臺，需要了解酒店提供的舞臺多大多高，舞臺擺放位置，紅毯、踏步是否有提供等。
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場地銷售及場地服務人員是否專業(yè)，若在酒店使用會場舉辦活動或宴請，是否提供免費停車等附加服務。
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是否提供餐飲服務(有些酒店只提供住宿，不提供餐飲)不同餐標的菜單是什么樣的菜品，有什么口味特色等。
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消防設備的位置，安全通道在什么位置，是否暢通。場地安全用電在多少功率之內。
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在關于場地的價格方面，我們要詳細了解餐飲菜單價格，是否可以自帶酒水，如果可以自帶，酒水是否有加收開瓶費;場地租賃費，設備租賃費，若活動舉辦，蕞早可以何時進場搭建，是否有進場費等。
如果經過一輪考察，沒有碰到心儀的場地，那么我們再次回到候選場地的步驟尋找合適的場地。
對比決策
將考察過后的各場地優(yōu)劣勢進行對比，選擇出蕞優(yōu)場地。
公關策劃
慶典策劃